Lexware Office und Steuerberater: Zugang, Schnittstelle und DATEV-Export

Der Steuerberater-Zugang in Lexware Office

Lexware Office (früher lexoffice) ist darauf ausgelegt, dass Unternehmen und Steuerkanzlei im selben Datenbestand arbeiten. Kernstück ist der Steuerberater-Zugang: ein eigener Login für Ihre Kanzlei, mit dem sie auf Ihr Lexware-Office-Konto zugreift. Der Zugang ist laut Lexware in allen Versionen ohne Zusatzkosten enthalten, sowohl für Sie als auch für die Kanzlei.

Wichtig ist der Unterschied zu einem normalen Benutzer: Die Kanzlei meldet sich mit eigenen Zugangsdaten an, die von Ihren getrennt sind, und sieht in ihrer Kanzleiansicht alle verbundenen Mandanten. Sie müssen also weder Passwörter weitergeben noch einen kostenpflichtigen Zusatzbenutzer anlegen.

Über den Zugang laufen zwei grundsätzlich verschiedene Arbeitsweisen, die wir weiter unten vergleichen: Die Kanzlei arbeitet direkt in Lexware Office, oder sie übernimmt die Daten in ihre eigene Kanzleisoftware, meist DATEV.

Steuerberater einladen: Schritt für Schritt

Die Einladung erledigen Sie in wenigen Minuten. Sie funktioniert nur im Browser am PC oder Laptop, nicht in der Lexware-Office-App.

1. Berechtigung prüfen: Sie benötigen die Berechtigung „Administration“. Ob Sie sie haben, sehen Sie unter Einstellungen > Benutzer beim jeweiligen Benutzer.
2. E-Mail-Adresse klären: Die Verbindung läuft über die E-Mail-Adresse der Kanzlei. Fragen Sie vorab, mit welcher Adresse die Kanzlei in Lexware Office registriert ist oder sich registrieren möchte.
3. Einladung anlegen: Unter Einstellungen > Benutzer auf „+ Steuerberater anlegen“ klicken, unter „Persönliche Daten“ Anrede, Name und E-Mail-Adresse der Kanzlei eintragen und „Einladung versenden“ wählen.
4. Kanzlei bestätigt: Die Kanzlei öffnet den Link aus der E-Mail, registriert sich kostenlos und bestätigt ihre Adresse. Der Link ist sieben Tage gültig.
5. Status kontrollieren: Offene Einladungen stehen unter Einstellungen > Benutzer bei „Noch nicht bestätigte“ Zugänge, angenommene unter „Steuerberater-Zugänge“.

Auch der umgekehrte Weg ist möglich: Die Kanzlei fügt Sie über „+ Mandant hinzufügen“ hinzu, und Sie bestätigen die Zusammenarbeit, wenn die angegebene Adresse zu Ihrem Lexware-Konto passt.

Läuft die Lohnabrechnung ebenfalls über Lexware Office, schalten Sie den Lohn-Zugriff gesondert frei: unter Einstellungen > Benutzer bei „Steuerberater-Zugänge“ über die drei Punkte.

Was die Kanzlei sieht und darf

Hier kursieren viele veraltete Aussagen. Nach der aktuellen Lexware-Hilfe gilt: Der Steuerberater-Zugang lässt sich nicht einschränken. Die Kanzlei sieht alle Informationen Ihres Kontos, einschließlich der angebundenen Bankkonten. Individuelle Rechte wie bei normalen Benutzern gibt es für den Steuerberater-Zugang nicht.

Für Sie heißt das: Laden Sie nur eine Kanzlei ein, mit der Sie tatsächlich zusammenarbeiten, und beenden Sie den Zugang, sobald das Mandat endet. Wann sich die Kanzlei zuletzt angemeldet hat, sehen Sie unter Einstellungen > Protokollierung.

Wie die Daten in die Kanzleisoftware kommen

Viele Kanzleien arbeiten mit DATEV. Für sie bietet Lexware Office eine DATEV-Schnittstelle, die laut Lexware bereits im Programm enthalten ist. Je nach Kanzlei können für DATEV-Dienste dort eigene Kosten anfallen. Es gibt zwei Wege: den manuellen Export als Datei und die Übertragung über die DATEV-Datenservices.

Manueller DATEV-Export

Unter Einstellungen > Export wählen Sie oder Ihre Kanzlei einen Zeitraum (Jahr, Monat oder frei) und eine von drei Varianten:

• Belegbilder mit Buchungsvorschlag: für Kanzleien, die selbst buchen. Berater- und Mandantennummer sind dafür nicht nötig.
• Buchungsstapel ohne Belegbilder: die fertigen Buchungen im DATEV-Format.
• Buchungsstapel und Belegbilder: beides zusammen, als zwei aufeinander abgestimmte ZIP-Dateien.

Für die beiden Buchungsstapel-Varianten brauchen Sie die Berater- und Mandantennummer der Kanzlei sowie den Beginn des Wirtschaftsjahres. Die Kanzlei spielt die Belege über den DATEV-Belegtransfer und die Buchungen über die Stapelverarbeitung ein. Startet sie den Export selbst über den Steuerberater-Zugang, sind Belege und Buchungen nach dem Import in DATEV automatisch miteinander verknüpft.

DATEV-Datenservices (Cloud)

• Rechnungsdatenservice 1.0: überträgt Ein- und Ausgangsbelege mit ihren Belegdaten an DATEV. Passt, wenn die Kanzlei die Buchhaltung übernimmt.
• Buchungsdatenservice: überträgt alle Buchungssätze mit Beleglinks und Belegbildern in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Passt, wenn Sie selbst buchen und die Kanzlei darauf aufbaut, etwa beim Jahresabschluss.

Eingerichtet wird der Datenservice einmalig unter Einstellungen > Mein Steuerberater > „Anbindung Kanzleisoftware“. Lexware empfiehlt, vorab zu klären, wer die Daten abruft; oft ist es am einfachsten, wenn die Kanzlei das selbst übernimmt. Übertragen Sie selbst, benötigen Sie ein DATEV-Anmeldemedium und die Berechtigung „Finanzbuchhaltung“. Über den Buchungsdatenservice lassen sich nur das laufende und die zwei vorangegangenen Kalenderjahre übertragen; für ältere Zeiträume bleibt der manuelle Export.

Wie oft? Einen festen automatischen Takt gibt es nicht: Export oder Übertragung werden jeweils für einen Zeitraum angestoßen. Sinnvoll ist ein Rhythmus passend zur Umsatzsteuer-Voranmeldung, also monatlich oder vierteljährlich, und spätestens zum Jahresabschluss. Vorher sollten alle Belege kategorisiert und alle Bankumsätze zugeordnet sein, sonst ist der Buchungsstapel unvollständig.

Neben DATEV unterstützt Lexware Office auch einen Export nach ADDISON OneClick. Wenn Sie umgekehrt Ihre bisherige DATEV-Buchhaltung hinter sich lassen und auf Lexware Office umsteigen möchten, lesen Sie unseren Ratgeber Von DATEV zu Lexware Office wechseln.

Alternative: Die Kanzlei arbeitet direkt in Lexware Office

Der Export ist technisch sauber, bedeutet aber eine zweite Datenhaltung: Was die Kanzlei in DATEV korrigiert, steht nicht automatisch in Ihrem Lexware Office. Ihre Zahlen im Programm und die Zahlen der Kanzlei können auseinanderlaufen, Rückfragen beziehen sich auf unterschiedliche Stände.

Arbeitet die Kanzlei dagegen direkt in Ihrem Konto, gibt es nur einen Datenbestand. Korrekturen sehen Sie sofort, die Auswertungen in Lexware Office stimmen mit denen der Kanzlei überein, und Exporte entfallen im laufenden Jahr ganz.

Wer bucht was: Eigenbucher oder Buchhaltung abgeben

Technik ist das eine, die Arbeitsteilung das andere. Klären Sie zu Beginn, welches Modell gelten soll, denn davon hängt ab, welcher Export oder Datenservice passt.

Welches Modell sich für Sie rechnet, hängt von Belegmenge, Zeit und Routine ab. Eine Gegenüberstellung mit Rechenbeispiel finden Sie im Ratgeber Lexware Office mit oder ohne Steuerberater.

Datenschutz und Sicherheit

• Getrennte Logins: Die Kanzlei nutzt eigene Zugangsdaten. Sie geben kein Passwort weiter.
• Zugang entziehen: Unter Einstellungen > Benutzer bei „Steuerberater-Zugänge“ über die drei Punkte „Zusammenarbeit beenden“ wählen. Ihre Buchhaltungsdaten bleiben in Ihrem Konto erhalten. Das Kanzlei-Konto selbst kann nur die Kanzlei löschen.
• Nachvollziehbarkeit: Den letzten Login der Kanzlei zeigt Einstellungen > Protokollierung.
• Serverstandort: Lexware gibt an, die Daten auf Sicherheitsservern in Deutschland zu hosten und Dateien verschlüsselt zu übertragen.

Und der AV-Vertrag? Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO betrifft Dienstleister, die personenbezogene Daten nach Ihrer Weisung verarbeiten, also typischerweise den Softwareanbieter. Steuerberater handeln dagegen nach § 11 Abs. 2 StBerG weisungsfrei und sind selbst Verantwortliche; ein AV-Vertrag mit der Kanzlei ist deshalb in der Regel nicht nötig. Zusätzlich sind sie berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 57 StBerG). In Sonderfällen, etwa bei reinen Hilfstätigkeiten, lohnt ein Blick in den Einzelfall.

Typische Probleme und Lösungen

Wichtig vor einer Kündigung von Lexware Office: Danach ist keine neue Verbindung zur Kanzlei mehr möglich, und die automatischen Schnittstellen funktionieren nicht mehr. Ziehen Sie die Daten vorher über den manuellen Export oder lassen Sie Ihre Kanzlei das übernehmen.

So läuft die Zusammenarbeit mit LXO

Wir arbeiten direkt in Ihrem Lexware Office über den Steuerberater-Zugang. Exporte, doppelte Datenbestände und Belegversand per E-Mail fallen damit weg. Der Ablauf:

1. Kostenloses Erstgespräch: Wir klären Ihre Situation, die Arbeitsteilung und den Umfang.
2. Zugang freigeben: Sie laden uns unter Einstellungen > Benutzer ein. Die Adresse nennen wir Ihnen vorher, damit die Einladung auf Anhieb passt.
3. Wir übernehmen: Der Start erfolgt innerhalb von 48 Stunden. Wechseln Sie von einer anderen Kanzlei, kümmern wir uns um Kündigung, Datenübernahme und Vollmachten; Details stehen in der Checkliste zum Steuerberaterwechsel.
4. Laufend: Wir buchen in Ihrem Konto, übermitteln die Umsatzsteuer-Voranmeldung und liefern die BWA bis zum 5. des Folgemonats.

Die Finanzbuchhaltung aus Lexware Office gibt es ab 209 € pro Monat. Die Steuerberater-Flatrate ab 397 € pro Monat umfasst zusätzlich Jahresabschluss, alle Steuererklärungen, laufende Beratung und einen persönlichen Ansprechpartner. Alle Pakete finden Sie auf der Preisseite, eine Einordnung der Kosten im Kosten-Leitfaden.

Häufige Fragen

Stand: Oktober 2026. Menüpfade und Bezeichnungen nach der Lexware-Hilfe; Änderungen durch Lexware sind möglich. Allgemeine Informationen ohne Gewähr; sie ersetzen keine Beratung im Einzelfall. Alle Preise netto zzgl. 19 % MwSt.