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Steuerberater für Agenturen – Projekte, Freelancer und KSK im Griff

Als Steuerberater für Marketing-, Werbe- und Kreativagenturen kennen wir die Themen zwischen Pitch und Schlussrechnung: Künstlersozialabgabe, Freelancer-Honorare, Mediabudgets und Kunden im Ausland. Wir arbeiten direkt in Ihrem Lexware Office und liefern eine BWA, die zeigt, wie sich Ihre Marge entwickelt.

Kostenloses Erstgespräch Preise ansehen

Künstlersozialabgabe laufend erfasst
Fremdleistungen sauber zugeordnet
Liquidität mit monatlicher BWA im Blick

Agenturalltag

Was Agenturen steuerlich anders machen

Agenturen kaufen viel Leistung zu und verkaufen sie veredelt weiter. Genau an diesen Schnittstellen entstehen die typischen Steuer- und Abgabenthemen.

Künstlersozialabgabe (KSVG)

Werbe- und PR-Agenturen zählen nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz zu den typischen Verwertern. Honorare an selbstständige Designer, Texter, Fotografen oder Illustratoren sind abgabepflichtig – unabhängig davon, ob die Person selbst in der Künstlersozialkasse versichert ist.

Fremdleistungen und Projekte

Druckereien, Produktionsfirmen, Freelancer: Wer Fremdleistungen dem jeweiligen Kunden zuordnet, sieht die echte Marge. Bilanzierende Agenturen müssen zum Jahresende außerdem laufende, noch nicht abgerechnete Projekte bewerten.

Freelancer und Scheinselbstständigkeit

Feste Arbeitszeiten, Einbindung ins Team, Arbeit nach Weisung: Dann kann aus dem Freelancer sozialversicherungsrechtlich ein Beschäftigter werden. Im Zweifel schafft ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung Klarheit.

Mediabudgets

Ob Mediakosten bei Ihnen Umsatz sind oder nur durchlaufen, hängt davon ab, in wessen Namen Sie einkaufen. Kaufen Sie im eigenen Namen ein und berechnen weiter, gehört das Budget in der Regel zu Ihrem Umsatz – mit Folgen für Umsatzsteuer und Kennzahlen.

Plattformen und Kunden im Ausland

Werbeplattformen mit Sitz im EU-Ausland rechnen gegenüber Unternehmen meist ohne deutsche Umsatzsteuer ab; die Steuer schulden dann Sie nach § 13b UStG. Für Ihre eigenen Leistungen an Unternehmen im Ausland liegt der Leistungsort in der Regel beim Kunden.

Vorleistung und Liquidität

Freelancer und Mediakosten werden oft fällig, bevor der Kunde zahlt. Abschlags- und Anzahlungsrechnungen entlasten die Kasse. Beachten Sie: Die Umsatzsteuer auf Anzahlungen entsteht in der Regel schon mit dem Zahlungseingang.

Belegfluss

Vom Projekt bis zur Künstlersozialabgabe

ProjekteKundenaufträge

FreelancerRechnungen und Honorare

Lexware OfficeBelege und Bankumsätze

LXOLXOprüft, bucht, meldet

AuswertungBWA, KSK und Steuern

KSK-Meldung nicht vergessen: Abgabepflichtige Unternehmen melden die Summe der Honorare an selbstständige Künstler und Publizisten bis zum 31. März des Folgejahres an die Künstlersozialkasse. Die Deutsche Rentenversicherung prüft die Abgabe im Rahmen ihrer Betriebsprüfungen – Nachforderungen können mehrere Jahre zurückreichen.

Mit Lexware Office

Steuerberater für Agenturen: So läuft die Buchhaltung in Lexware Office

Ausgangsrechnungen, Freelancer-Rechnungen und Plattform-Abrechnungen landen in Lexware Office (früher lexoffice) – wir greifen über den Steuerberater-Zugang direkt darauf zu. So entsteht kein Medienbruch zwischen Projektabrechnung und Buchhaltung.

KSK-relevante Honorare getrennt erfassen

Honorare an selbstständige Kreative buchen wir auf eigene Konten. Damit steht die Summe für die KSK-Meldung am Jahresende fest, statt sie aus hunderten Belegen zusammenzusuchen. Zahlungen an Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG gehören grundsätzlich nicht zur Bemessungsgrundlage – auch das halten wir auseinander.

Plattform-Abrechnungen und Abos

Rechnungen von Werbeplattformen, Software-Anbietern und Bildarchiven kommen häufig aus dem Ausland. Wir prüfen, ob Reverse Charge greift, und erfassen die Steuer korrekt in der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Zahlungen per PayPal oder Kreditkarte gleichen wir mit den passenden Belegen ab.

Marge statt Bauchgefühl

Wenn Kundenrechnungen und Fremdleistungen sauber zugeordnet sind, zeigt die monatliche BWA mehr als den Kontostand: Rohertrag, Personalkosten und die Entwicklung der Fremdkosten. Arbeiten Sie eng mit Entwicklern zusammen, lohnt ein Blick auf unsere Seite für IT-Dienstleister; für Agenturen mit Beratungsschwerpunkt passt die Seite Unternehmensberatung.

Leistungen

Was LXO für Ihre Agentur übernimmt

Finanzbuchhaltung ab 209 €/MonatLaufende Buchführung direkt aus Lexware Office – inklusive Fremdleistungen, Plattform-Abrechnungen und KSK-relevanter Honorare.
Lohnbuchhaltung nach AngebotAngestellte, Werkstudierende, Minijobber: pünktliche Abrechnungen und Meldungen. Den Preis kalkulieren wir individuell für Ihr Team.
Steuerberater-Flatrate ab 397 €/MonatFinanzbuchhaltung, Jahresabschluss, laufende Beratung, monatliche BWA und USt-Voranmeldung in einem Paket – mit persönlichem Ansprechpartner.
Testierte BWA ab 790 €/JahrFür Bankgespräche, etwa wenn ein Kreditrahmen die Vorleistung in großen Projekten abfedern soll.
Jahresabschluss ab 1.190 €/JahrInklusive Bewertung laufender Projekte bei bilanzierenden Agenturen und der betrieblichen Steuererklärungen.
Steuerberatung ab 135 €/StundeSteuerliche Fragen zu Mediaeinkauf, Freelancer-Einsatz, Auslandskunden oder dem Wechsel in eine andere Rechtsform.

Ablauf

So starten Agenturen mit LXO

1
Erstgespräch
Wir sprechen über Ihr Geschäftsmodell: Anteil der Freelancer, Mediaeinkauf, Auslandskunden, Lohn. Rund 30 Minuten, per Telefon oder Video.
kostenlos
2
Übernahme und Bestandsaufnahme
Sie geben den Steuerberater-Zugang zu Lexware Office frei. Wir übernehmen die Kommunikation mit dem bisherigen Berater und schauen uns an, wie die Künstlersozialabgabe bisher erfasst wurde.
Start in 48 Std.
3
Laufende Betreuung
Monatliche Buchhaltung, BWA bis zum 5. des Folgemonats und zum Jahresende eine fertige Summe für die KSK-Meldung – ohne Suchaktion.
monatlich

FAQ

Häufige Fragen von Agenturen

Muss meine Agentur Künstlersozialabgabe zahlen?

Werbe- und PR-Agenturen gehören zu den typischen Verwertern im Sinne des KSVG und sind grundsätzlich abgabepflichtig, sobald sie Aufträge an selbstständige Künstler oder Publizisten vergeben. Der Abgabesatz wird jedes Jahr neu festgelegt. Wir erfassen die relevanten Honorare laufend getrennt, damit die Meldesumme feststeht.

Zählen auch Freelancer, die nicht in der KSK versichert sind?

Ja. Die Abgabe hängt nicht davon ab, ob die beauftragte Person selbst in der Künstlersozialkasse versichert ist. Maßgeblich ist, dass eine künstlerische oder publizistische Leistung von einem Selbstständigen erbracht wird. Zahlungen an GmbH oder UG zählen dagegen grundsätzlich nicht.

Wie erkenne ich Scheinselbstständigkeit bei Freelancern?

Typische Warnzeichen sind feste Arbeitszeiten, Weisungsgebundenheit, Eingliederung in die Teamorganisation und fehlendes unternehmerisches Risiko. Maßgeblich ist das Gesamtbild im Einzelfall. Bei längeren Einsätzen schafft ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung Rechtssicherheit.

Sind Mediakosten durchlaufende Posten?

Nur wenn Sie im Namen und für Rechnung Ihres Kunden einkaufen und das auch so dokumentiert ist. Kauft die Agentur im eigenen Namen ein, gehört die Weiterberechnung in der Regel zum Umsatz. Das wirkt sich auf Umsatzsteuer, Kennzahlen und umsatzabhängige Grenzen aus.

Wie rechne ich Leistungen an Kunden in der Schweiz ab?

Bei Geschäftskunden außerhalb der EU liegt der Leistungsort für die meisten Agenturleistungen beim Kunden; die Leistung ist dann in Deutschland nicht steuerbar. Die Rechnung enthält keine deutsche Umsatzsteuer, eine Zusammenfassende Meldung entfällt. Dokumentieren Sie, dass Ihr Kunde Unternehmer ist.

Ihre Agentur, sauber gebucht – starten wir mit einem Gespräch

Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Künstlersozialabgabe, Freelancer-Einsatz und Mediaeinkauf. Danach erhalten Sie ein verbindliches Angebot – der Start ist innerhalb von 48 Stunden möglich.

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