Jahresabschluss mit Lexware Office lexoffice – Ihr digitaler Steuerberater für einen sauberen Abschluss

Wer einen Jahresabschluss erstellen muss

Der Jahresabschluss ist die jährliche Abrechnung Ihres Unternehmens – Pflichtdokument gegenüber dem Finanzamt und zugleich Ihr wirtschaftliches Aushängeschild gegenüber Banken und Investoren. Wer ihn in welcher Form erstellen muss, hängt an der Rechtsform und am Umfang des Geschäftsbetriebs:

• GmbH, UG und AG – immer bilanzierungspflichtig. Als Kapitalgesellschaften sind sie Kaufleute im Sinne des Handelsrechts, unabhängig von Umsatz oder Gewinn. Der Abschluss besteht aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, bei größeren Gesellschaften zusätzlich aus Anhang und Lagebericht.
• Einzelunternehmer und Freiberufler – in der Regel Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), solange die steuerlichen Buchführungsgrenzen nicht überschritten werden: 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn im Kalenderjahr.
• Personengesellschaften (OHG, KG) – abhängig von Umsatz, Kaufmannseigenschaft und Gesellschaftsvertrag. Das klären wir im Erstgespräch anhand Ihrer konkreten Zahlen.

Ein sauber erstellter Abschluss ist Grundlage für Kreditentscheidungen, Gesellschafterausschüttungen und die Steuerfestsetzung. Fehler werden teuer – durch Nachzahlungen, Zinsen oder Bußgelder bei versäumter Offenlegung.

Ein professionell erstellter Jahresabschluss ist kein Kostenfaktor – er ist eine Investition in die wirtschaftliche Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens.

Bilanz oder EÜR – welche Form für Sie gilt

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Die EÜR ist die einfachere Alternative zur doppelten Buchführung. Sie stellt Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nach dem Zuflussprinzip gegenüber – ohne Bestandskonten, ohne Bilanz. Sie gilt für Freiberufler wie Ärzte, Architekten, Anwälte und Berater, für Einzelunternehmer unterhalb der Buchführungsgrenzen und für Kleingewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag.

Lexware Office ist für die EÜR besonders gut geeignet: Die Software kategorisiert Einnahmen und Ausgaben automatisch nach steuerlich relevanten Konten, archiviert Belege GoBD-konform für zehn Jahre und erzeugt monatliche Gewinnauswertungen, die die EÜR-Struktur bereits abbilden. Was der Steuerberater darüber hinaus übernimmt: die Prüfung der Buchungskategorien auf steuerliche Korrektheit, Privatanteile bei gemischten Ausgaben wie Kfz oder Arbeitszimmer, Abschreibungen auf Wirtschaftsgüter sowie Umsatzsteuer-, Einkommensteuer- und gegebenenfalls Gewerbesteuererklärung.

Die Bilanz

Die Bilanzierungspflicht folgt aus zwei Quellen. Handelsrechtlich sind alle Kaufleute buchführungspflichtig – Kapitalgesellschaften also immer. Steuerrechtlich kommen Einzelunternehmer und Personengesellschaften hinzu, sobald sie die Grenzen von 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn überschreiten. Der Abschluss umfasst dann Bilanz, GuV, die elektronische Übermittlung als E-Bilanz an das Finanzamt und – bei Kapitalgesellschaften – die Offenlegung im Bundesanzeiger.

Was Lexware Office liefert – und was nicht

Wer seine laufende Buchhaltung in Lexware Office (früher lexoffice) führt, hat gegenüber Papier- oder Excel-Lösungen einen erheblichen Vorsprung:

• Alle Buchungen digital verfügbar – kein Sortieren von Ordnern, kein manuelles Übertragen
• Laufender Bankabgleich – Kontenabstimmung ist jederzeit möglich statt erst im Januar
• Integrierte Umsatzsteuer-Voranmeldungen – erleichtern die Jahresabstimmung erheblich
• Revisionssichere Belegarchivierung – GoBD-konform, direkt am Buchungssatz
• Monatliche Auswertungen – BWA sowie Summen- und Saldenliste auf Knopfdruck
• Offene-Posten-Listen – Forderungen und Verbindlichkeiten immer aktuell

Was Lexware Office nicht kann: den fertigen Jahresabschluss erstellen. Die Software liefert die Datengrundlage. Die handels- und steuerrechtliche Aufbereitung – Abschlussbuchungen, Bilanzierung, E-Bilanz, Steuererklärungen – ist Aufgabe der Kanzlei. Die EÜR-Vorschau in Lexware Office eignet sich für den eigenen Überblick, ersetzt aber keine geprüfte Erklärung.

Wer den Abschluss erstellen darf

Die Erstellung und Einreichung des steuerlichen Jahresabschlusses ist in Deutschland den steuerberatenden Berufen vorbehalten – unabhängig davon, welche Buchhaltungssoftware Sie einsetzen. Sie dürfen Ihre Buchführung selbst in Lexware Office führen, den Abschluss und die Steuererklärungen muss eine Kanzlei erstellen und übermitteln.

Das ist kein Nachteil, sondern eine Arbeitsteilung: Je aktueller Ihre laufende Buchführung ist, desto weniger Nacharbeit fällt in der Kanzlei an – und desto günstiger wird der Abschluss. Auch als Eigenbucher können Sie den Jahresabschluss vergeben; wir prüfen dann Ihre Buchungen, korrigieren, wo nötig, und bauen darauf auf.

Der Ablauf in fünf Schritten

Weil wir direkt mit Lexware Office arbeiten, entfällt der übliche Datentransfer vollständig:

• Schritt 1: Datenabruf – Wir rufen alle Buchungen des Geschäftsjahres direkt aus Ihrer Lexware-Office-Instanz ab. Keine Export-Dateien, keine E-Mail-Anhänge, kein Postweg.
• Schritt 2: Prüfung und Abstimmung – Wir prüfen alle Konten systematisch, klären offene Posten und übergeben Ihnen eine Checkliste der noch fehlenden Punkte.
• Schritt 3: Abschlussarbeiten – Abschreibungen, Rückstellungen und Wertberichtigungen werden gebucht und dokumentiert.
• Schritt 4: Erstellung – Bilanz beziehungsweise EÜR, GuV, Steuererklärungen und gegebenenfalls Anhang werden erstellt und Ihnen zur Durchsicht vorgelegt.
• Schritt 5: Freigabe und Einreichung – Nach Ihrer Freigabe übermitteln wir alles digital über ELSTER an das Finanzamt und veranlassen bei Kapitalgesellschaften die Offenlegung im Bundesanzeiger.

Wenn wir auch die laufende Buchhaltung führen, verschiebt sich der Aufwand nach vorn: Buchungen werden monatlich geprüft, Fehler fallen im Februar auf und nicht ein Jahr später. Das verkürzt den Abschluss spürbar.

Welche Unterlagen Sie bereithalten sollten

Auch mit Direktzugang gibt es Punkte, die nur Sie beitragen können:

• Vollständige Belege zu allen Buchungsvorgängen – in Lexware Office hochgeladen
• Kontoauszüge sämtlicher Geschäftskonten zum 31.12.
• Inventurliste bei Unternehmen mit Warenbestand
• Angaben zu privaten Kfz-Nutzungen, Reisekosten und anderen gemischten Aufwendungen
• Bei GmbH und UG: Gesellschafterbeschlüsse, Ausschüttungen und Gesellschafterdarlehen
• Verträge, die das Geschäftsjahr betreffen – Leasing, Darlehen, Miete

Fristen und Offenlegung

Die Abgabefrist für die Steuererklärungen hängt davon ab, ob eine Kanzlei beauftragt ist. Für den Veranlagungszeitraum 2025 gilt:

• Ohne Steuerberater: 31. Juli 2026
• Mit Steuerberater: 1. März 2027 – der gesetzliche Termin wäre der 28. Februar 2027, dieser fällt jedoch auf einen Sonntag, sodass sich das Fristende auf den nächsten Werktag verschiebt
• Offenlegung im Bundesanzeiger (GmbH, UG): spätestens zwölf Monate nach Ende des Geschäftsjahres, für 2025 also bis zum 31. Dezember 2026

Die während der Pandemie verlängerten Fristen laufen mit dem Veranlagungszeitraum 2024 aus; ab 2025 gelten wieder die regulären Termine. Abweichende Wirtschaftsjahre und Vorabanforderungen des Finanzamts können zu früheren Fristen führen.

Kosten und Bearbeitungszeit

Die Kosten richten sich nach Rechtsform, Buchungsvolumen und Komplexität. Richtwerte netto zzgl. 19 % Umsatzsteuer:

• EÜR für Einzelunternehmer und Freiberufler – ab 1.190 €, inklusive Umsatzsteuer- und Einkommensteuererklärung
• Bilanz einer kleinen GmbH – ab 1.500 €, inklusive E-Bilanz, Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärung
• Bilanz einer mittelgroßen GmbH – ab 2.500 €, abhängig von Buchungsvolumen und Konsolidierungsbedarf

Bei sauberer laufender Buchführung fällt der Abschluss regelmäßig günstiger aus, weil weniger Nacharbeit anfällt. Die Bearbeitungszeit liegt bei vollständigen Unterlagen typischerweise zwischen drei und acht Wochen ab Bereitstellung – mit Direktzugang und laufender Buchführung eher am unteren Ende.

Warum ein spezialisierter Steuerberater

Der Unterschied zwischen einer allgemein aufgestellten Kanzlei und einer auf Lexware Office spezialisierten ist im Jahresabschluss besonders deutlich:

• Kein Konvertierungsaufwand – allgemeine Kanzleien benötigen einen Export, wir greifen direkt zu
• Fehler werden früher erkannt – wir kennen die typischen Fehlbuchungen in Lexware Office, etwa bei Umsatzsteuerkategorien, OSS-Sachverhalten oder mehreren Bankkonten
• Kürzere Durchlaufzeit – der Abschluss entsteht spürbar schneller, weil die Datenübernahme entfällt
• Geringere Fehlerquote – ohne manuelle Übertragung keine Übertragungsfehler
• Bessere Beratung – wer die Zahlen laufend sieht, kann vor dem Jahresende gestalten statt danach zu erklären

Häufige Fragen zum Jahresabschluss mit Lexware Office