Inhaltsverzeichnis

  1. Warum Unternehmen zu Lexoffice wechseln
  2. Ablauf der Migration
  3. Was mit bestehenden Daten passiert
  4. Rolle des Steuerberaters beim Wechsel
  5. Checkliste für den Wechsel

Warum Unternehmen von DATEV zu Lexoffice wechseln

DATEV ist das führende Buchhaltungssystem in deutschen Steuerberatungskanzleien und technisch ausgereift. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen wurde DATEV jedoch nicht entwickelt: Die Software ist komplex, erfordert Schulung und ist für Mandanten ohne Buchführungserfahrung schwer zugänglich.

Lexware Office (ehemals lexoffice) wurde explizit für Unternehmer ohne Buchführungskenntnisse entwickelt. Die Belegerkennung ist automatisiert, der Bankabgleich läuft in Echtzeit, und der Steuerberater kann direkt im System arbeiten. Für viele KMU und Selbstständige ist Lexoffice deshalb die zugänglichere und effizientere Wahl.

Ablauf der Migration von DATEV zu Lexoffice

Ein Systemwechsel muss nicht kompliziert sein. Der typische Ablauf sieht so aus:

  1. Abstimmung mit dem Steuerberater: Klären Sie zuerst, ob Ihre Kanzlei mit Lexoffice arbeiten kann oder auf den DATEV-Export angewiesen ist. Kanzleien mit Lexoffice-Direktzugang ermöglichen den reibungslosesten Wechsel.
  2. Lexoffice-Konto anlegen: Registrierung dauert wenige Minuten. Sie können 30 Tage kostenlos testen.
  3. Stammdaten übertragen: Kundenstamm, Lieferanten und Buchungskonten werden manuell oder per Import in Lexoffice eingerichtet. Ihr Steuerberater kann dabei unterstützen.
  4. Historische Buchungen: Rückwirkende DATEV-Buchungen werden in der Regel nicht übertragen. Der Schnitt erfolgt meist zum Jahresende oder Quartalsbeginn.
  5. Steuerberater einladen: Nach Einrichtung lädt der Mandant die Kanzlei per E-Mail in das Lexoffice-Konto ein.

Was mit bestehenden DATEV-Daten passiert

Eine vollständige Migration historischer DATEV-Buchungsdaten nach Lexoffice ist technisch komplex und wird in den meisten Fällen nicht durchgeführt. Stattdessen gilt:

  • Der Schnitt erfolgt zu einem definierten Datum (Jahresende oder Beginn eines neuen Quartals).
  • Historische Buchungen verbleiben im DATEV-System und sind dort weiterhin abrufbar.
  • Offene Posten (ausstehende Rechnungen, Verbindlichkeiten) werden manuell in Lexoffice erfasst.
  • Für Betriebsprüfungen und Nachfragen sind die alten DATEV-Daten über Ihren bisherigen Steuerberater zugänglich.
Die GoBD schreiben vor, dass steuerrelevante Daten 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie oder Ihr bisheriger Berater die DATEV-Daten entsprechend sichern.

Rolle des Steuerberaters beim Systemwechsel

Der Steuerberater spielt beim DATEV-zu-Lexoffice-Wechsel eine zentrale Rolle:

  • Beratung zum optimalen Wechselzeitpunkt (Jahresbeginn ist ideal)
  • Einrichtung der Kontenstruktur in Lexoffice (SKR03 oder SKR04)
  • Übertragung der Eröffnungsbilanz und offenen Posten
  • Einrichtung des Steuerberater-Zugangs im neuen System
  • Kommunikation mit dem bisherigen Berater über Datenübergabe

Ein Steuerberater, der selbst mit Lexoffice vertraut ist, kann den Wechsel deutlich beschleunigen. Idealerweise übernimmt die neue Kanzlei den Wechselprozess vollständig.

Checkliste: Von DATEV zu Lexoffice wechseln

  • ✓ Steuerberater identifiziert, der mit Lexoffice-Direktzugang arbeitet
  • ✓ Optimalen Wechselzeitpunkt abgestimmt (Quartalsbeginn, Jahresbeginn)
  • ✓ Lexoffice-Konto angelegt und getestet
  • ✓ Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) mit Steuerberater abgestimmt
  • ✓ Stammdaten (Kunden, Lieferanten) übertragen
  • ✓ Eröffnungsbilanz und offene Posten übertragen
  • ✓ Bankkonten in Lexoffice verbunden
  • ✓ Steuerberater in Lexoffice eingeladen
  • ✓ DATEV-Daten gesichert (10 Jahre GoBD-Aufbewahrungspflicht)
  • ✓ Bisherigen Steuerberater über Wechsel informiert

Häufige Fragen

Kann ich DATEV-Buchungen in Lexoffice importieren?
Eine vollständige Migration historischer DATEV-Buchungen ist technisch möglich, aber komplex. In der Praxis erfolgt der Wechsel meist zum Jahresende, historische Daten verbleiben im DATEV-System.
Brauche ich einen neuen Steuerberater, wenn ich zu Lexoffice wechsle?
Nicht zwangsläufig. Wenn Ihr bisheriger Steuerberater mit Lexoffice arbeiten kann, können Sie die Kanzlei behalten. Viele Kanzleien arbeiten jedoch nach wie vor primär mit DATEV — prüfen Sie dies im Gespräch.
Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel von DATEV zu Lexoffice?
Der Jahresbeginn (1. Januar) ist ideal, da ein sauberer Buchungsschnitt entsteht. Ein Wechsel zum Quartalsanfang ist ebenfalls möglich. Mitten im Geschäftsjahr erhöht den Aufwand durch Übergangsbuchungen.

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