E-Rechnung mit Lexware Office – Pflichten, Fristen und Umstellung

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Die Rechnungsdaten liegen dabei maschinenlesbar vor, in der Regel als XML-Datei.

Genau hier liegt das häufigste Missverständnis: Ein PDF, das per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung. Es zählt als „sonstige elektronische Rechnung“ – genauso wie ein eingescanntes Papierdokument. Für die neue Pflicht reicht das nicht aus.

Die zwei gängigen Formate

• XRechnung: ein reines XML-Format. Für Menschen ist die Datei ohne Software kaum lesbar, für Buchhaltungsprogramme dagegen ideal. Im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern ist die XRechnung bereits seit Jahren Standard.
• ZUGFeRD: ein hybrides Format, bei dem die XML-Daten in ein PDF eingebettet sind. Der Empfänger sieht eine gewohnte Rechnung, die Software liest die strukturierten Daten. Ab Version 2.0.1 erfüllt ZUGFeRD die Anforderungen – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, die zu wenige Angaben enthalten.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD gilt: Rechtlich maßgeblich ist der strukturierte XML-Teil, nicht die sichtbare PDF-Ansicht.

Fristen: Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Sie wird in Stufen eingeführt:

Für Unternehmen, die bisher Rechnungen im EDI-Verfahren austauschen, gelten bis Ende 2027 besondere Übergangsregeln. Für die Frage, ob die 800.000-€-Grenze überschritten ist, kommt es auf den Gesamtumsatz des Vorjahres an – für 2027 also auf den Umsatz 2026.

Wer ist betroffen – und wer nicht?

Betroffen sind alle Unternehmen, die Leistungen an andere inländische Unternehmen erbringen – vom Einzelunternehmer bis zur GmbH, unabhängig von der Rechtsform. Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Pflicht nicht erfasst.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen weiterhin als Papier- oder sonstige Rechnung ausgestellt werden.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen müssen aber auch sie können.
• Bestimmte steuerfreie Leistungen (etwa nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG) sind ebenfalls ausgenommen.

Für Leistungen an Unternehmen im Ausland gilt die deutsche E-Rechnungspflicht nicht; hier sind die Regeln des jeweiligen Landes und die Vorgaben zu innergemeinschaftlichen Leistungen zu beachten. Mehr dazu im Ratgeber Umsatzsteuer in Lexware Office richtig buchen.

E-Rechnungen mit Lexware Office erstellen und empfangen

Lexware Office (früher lexoffice) ist auf die E-Rechnung vorbereitet. Je nach Version Ihres Tarifs können Sie Ausgangsrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und empfangene E-Rechnungen hochladen, die das Programm ausliest und in einer lesbaren Ansicht darstellt. Damit das reibungslos funktioniert, sollten einige Punkte sauber eingerichtet sein:

1. Stammdaten vollständig pflegen: E-Rechnungen sind strenger als PDF-Rechnungen. Fehlen Pflichtangaben wie Steuernummer oder USt-IdNr., Anschrift oder Leistungsdatum, wird die Rechnung technisch abgelehnt.
2. Kundendaten ergänzen: Öffentliche Auftraggeber verlangen eine Leitweg-ID, viele Unternehmen eine Bestellnummer oder Referenz. Diese Angaben gehören in den Kundenstamm.
3. Eingangskanal festlegen: Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen ein und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. So landen E-Rechnungen nicht in persönlichen Postfächern.
4. Belegfluss automatisieren: Eingehende E-Rechnungen sollten direkt in Lexware Office ankommen. Von dort greifen wir als Steuerberater ohne Umweg auf die Belege zu.
5. Testlauf mit Stammkunden: Stellen Sie vor dem Pflichtstichtag einzelne Rechnungen als E-Rechnung aus und klären Sie, ob die Empfänger sie verarbeiten können.

Aufbewahrung: das Original ist die XML-Datei

E-Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen Format aufbewahrt werden – bei einer XRechnung also die XML-Datei, nicht ein Ausdruck oder ein daraus erzeugtes PDF. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen als Buchungsbelege beträgt seit 2025 grundsätzlich acht Jahre. Die Ablage muss unveränderbar und GoBD-konform sein. Wer seine Belege in Lexware Office verwaltet, erfüllt das in der Praxis über die Belegablage der Software; eigene Kopien auf lokalen Laufwerken ersetzen sie nicht.

Vorsteuerabzug: warum das Format zählt

Sobald für eine Rechnung die Pflicht zur E-Rechnung gilt, ist eine ordnungsgemäße Rechnung Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Erhalten Sie in diesem Fall nur ein PDF, kann das bei einer Betriebsprüfung zu Diskussionen führen. Prüfen Sie deshalb Eingangsrechnungen großer Lieferanten frühzeitig und fordern Sie im Zweifel eine korrekte E-Rechnung an. In der laufenden Buchhaltung achten wir darauf, dass diese Punkte nicht erst beim Jahresabschluss auffallen.

Checkliste: in fünf Schritten startklar

• Prüfen, ob Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt und die Ausstellungspflicht schon ab 2027 greift
• Zentrale Empfangsadresse für E-Rechnungen einrichten und Lieferanten mitteilen
• Firmen- und Kundenstammdaten in Lexware Office vervollständigen
• E-Rechnungen probeweise erstellen und mit wichtigen Kunden testen
• Ablage und Aufbewahrung der XML-Originale klären

Wie wir Sie bei der Umstellung unterstützen

Weil wir direkt in Ihrem Lexware-Office-Konto arbeiten, sehen wir eingehende E-Rechnungen, sobald sie dort ankommen, und können fehlerhafte Rechnungen früh erkennen. Wir prüfen Ihre Stammdaten, klären mit Ihnen, ab wann Ihr Unternehmen ausstellen muss, und sorgen dafür, dass die Umsatzsteuer-Voranmeldung auf korrekten Belegen beruht. Mehr zur laufenden Betreuung finden Sie bei der Finanzbuchhaltung mit Lexware Office.

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Informationen ohne Gewähr; sie ersetzen keine Beratung im Einzelfall. Alle Preise netto zzgl. 19 % MwSt.