Kleinunternehmerregelung 2026 mit Lexware Office: Grenzen, Pflichten, Umstellung

Die Kleinunternehmerregelung seit 2025 im Überblick

Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde § 19 UStG zum 1. Januar 2025 neu gefasst, das Bundesfinanzministerium hat die Einzelheiten im Schreiben vom 18. März 2025 erläutert. Für 2026 gelten diese Regeln unverändert. Die wichtigsten Änderungen gegenüber der früheren Rechtslage:

Unsere laufenden Leistungen finden Sie unter Betreuung für Kleinunternehmer; dieser Ratgeber vertieft Regeln und Umsetzung in Lexware Office.

Die Umsatzgrenzen: 25.000 € und 100.000 €

Die Steuerbefreiung greift nur, wenn beide Bedingungen erfüllt sind: Der Gesamtumsatz des Vorjahres lag nicht über 25.000 €, und der Gesamtumsatz des laufenden Jahres überschreitet 100.000 € nicht. Die erste Grenze entscheidet also, ob Sie überhaupt als Kleinunternehmer ins Jahr starten. Die zweite Grenze ist eine harte Obergrenze innerhalb des Jahres.

Was passiert beim Überschreiten?

Der dritte Fall wird oft unterschätzt: Schon die Rechnung, die die Grenze reißt, muss Umsatzsteuer enthalten. Wer das zu spät bemerkt, korrigiert Rechnungen und zahlt die Steuer im Zweifel aus dem eigenen Honorar.

Was zählt zum Gesamtumsatz?

Gesamtumsatz ist nach § 19 Abs. 2 UStG die Summe Ihrer steuerbaren Umsätze, berechnet nach vereinnahmten Entgelten – maßgeblich ist also, was tatsächlich bezahlt wurde, und zwar netto. Dabei gilt:

• Es zählen alle Tätigkeiten eines Unternehmers zusammen, etwa freiberufliche Texte und ein kleiner Onlinehandel. Eine GmbH oder Personengesellschaft hat dagegen eine eigene Grenze.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze werden abgezogen, unter anderem nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG – etwa Heilbehandlungen oder die Vermietung von Wohnraum.
• Verkäufe von Anlagevermögen, zum Beispiel des alten Firmenwagens, bleiben außer Ansatz.

Gründung im laufenden Jahr

Ohne Vorjahresumsatz gilt im Gründungsjahr allein die Grenze von 25.000 €, gemessen am tatsächlichen Umsatz. Wird sie überschritten, ist bereits der Umsatz steuerpflichtig, mit dem das passiert. Weitere Startthemen wie Rechtsform und Anmeldung finden Sie auf unserer Seite für Gründer und Start-ups.

Steuerbefreiung statt Nichterhebung: was das bedeutet

Bis Ende 2024 wurde die Umsatzsteuer von Kleinunternehmern nicht erhoben, seit 2025 sind die Umsätze steuerfrei. Wichtige Folgen:

• Kein Vorsteuerabzug: Die Umsatzsteuer auf Ihre Einkäufe ist Teil Ihrer Kosten und wird nicht erstattet.
• Falsch ausgewiesene Steuer: Weisen Sie trotzdem Umsatzsteuer aus, schulden Sie den Betrag als unrichtig ausgewiesene Steuer (§ 14c Abs. 1 UStG), bis die Rechnung berichtigt ist.
• Keine Erklärungspflichten: Umsatzsteuer-Voranmeldungen und -Jahreserklärung entfallen grundsätzlich. Ausnahmen gelten, wenn Sie Steuer als Leistungsempfänger schulden – etwa bei Leistungen ausländischer Anbieter nach § 13b UStG – oder wenn das Finanzamt Sie zur Abgabe auffordert.

EU-Kleinunternehmerregelung in Kürze

Seit 2025 können in Deutschland ansässige Kleinunternehmer die Steuerbefreiung auch in anderen EU-Staaten nutzen, sofern das jeweilige Land eine Kleinunternehmerregelung anbietet. Voraussetzungen nach § 19a UStG:

• Teilnahme am besonderen Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern, das eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer vergibt
• EU-weiter Jahresumsatz im Vorjahr und im laufenden Jahr jeweils nicht über 100.000 €
• die nationalen Voraussetzungen des anderen Mitgliedstaats sind erfüllt
• vierteljährliche Umsatzmeldung innerhalb eines Monats nach Quartalsende; ein Überschreiten der 100.000 € ist binnen 15 Werktagen anzuzeigen

Für Kleinunternehmer mit Kunden in Deutschland spielt das keine Rolle; wer regelmäßig an Privatkunden im EU-Ausland leistet, sollte es prüfen lassen.

Rechnungen und E-Rechnung

Für Kleinunternehmer gelten nach § 34a UStDV eigene, etwas schlankere Mindestangaben. Die Rechnung muss enthalten:

1. vollständigen Namen und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
2. Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
3. das Ausstellungsdatum
4. Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
5. das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, zum Beispiel „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“
6. bei Gutschriften die Angabe „Gutschrift“

Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind trotzdem sinnvoll; Lexware Office vergibt die Nummern ohnehin automatisch.

E-Rechnung: empfangen ja, ausstellen nein

Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also als PDF oder auf Papier. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ab 2027 bzw. 2028 trifft Sie daher nicht. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen von inländischen Geschäftspartnern aber bereits seit dem 1. Januar 2025. Wie das in Lexware Office funktioniert und welche Formate zählen, erklärt unser Ratgeber E-Rechnung mit Lexware Office. Achtung beim Wechsel zur Regelbesteuerung: Dann gelten für Sie die allgemeinen Fristen der E-Rechnungspflicht.

Verzicht auf die Regelung: wann sich die Regelbesteuerung lohnt

Nach § 19 Abs. 3 UStG können Sie gegenüber dem Finanzamt auf die Regelung verzichten. Die Eckpunkte:

• Frist: Der Verzicht kann bis zum letzten Februartag des zweiten Jahres nach dem betreffenden Jahr erklärt werden – für 2026 also bis Ende Februar 2028. Er wirkt dann ab Beginn des Jahres, für das er gelten soll.
• Form: Eine besondere Form ist nicht vorgeschrieben. Auch die Abgabe einer Voranmeldung, in der Sie Umsatzsteuer berechnen, kann als Verzicht gewertet werden.
• Bindung: Der Verzicht bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre. Danach können Sie ihn zum Beginn eines Kalenderjahres widerrufen, sofern die Umsatzgrenzen dann eingehalten sind.

Wann der Verzicht sich rechnen kann

• Geschäftskunden: Unternehmen mit Vorsteuerabzug holen sich Ihre Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück; für sie zählt der Netto-Preis.
• Hohe Ausgaben oder Investitionen: Wer zum Start Technik, Fahrzeug, Ausstattung oder Ware kauft, erhält mit der Regelbesteuerung die Vorsteuer zurück. Bei 20.000 € netto Investitionen sind das 3.800 € Liquidität.
• Absehbares Wachstum: Wer ohnehin damit rechnet, die Grenzen bald zu überschreiten, vermeidet mit einem frühen Wechsel die Umstellung mitten im Jahr.

Leisten Sie überwiegend an Privatkunden und haben kaum Ausgaben mit Vorsteuer, passt die Regelung dagegen meist gut. Wir rechnen die Varianten in der Steuerberatung mit Ihren Zahlen durch, bevor Sie sich für fünf Jahre binden.

Kleinunternehmer in Lexware Office einrichten

Lexware Office (früher lexoffice) ist für Kleinunternehmer vorbereitet. Laut Lexware-Hilfe gehen Sie so vor:

1. Über das Zahnrad-Symbol die Einstellungen öffnen und Allgemeine Einstellungen wählen.
2. Die Option „Umsatzsteuerbefreit“ auswählen und den Haken bei „Kleinunternehmer“ setzen.
3. Den Hinweistext prüfen, der auf jede Rechnung und Rechnungskorrektur gedruckt wird. Über das Stift-Symbol lässt er sich anpassen.

Zwei Punkte sollten Sie kennen: Eine Umsatzsteuer-Voranmeldung lässt sich für Kleinunternehmer in Lexware Office nicht erstellen. Fällt doch eine an, etwa wegen § 13b UStG bei Online-Werbung eines ausländischen Anbieters, wird sie direkt über ELSTER übermittelt. Ihren laufenden Umsatz sehen Sie laut Lexware-Hilfe im Dashboard mit der Ansicht „Nach Zahldatum“ und dem Zeitraum „Aktuelles Jahr“; Sonderfälle wie den Verkauf von Anlagevermögen rechnen Sie heraus.

Wechsel zur Regelbesteuerung in Lexware Office

Ob Grenze überschritten oder freiwilliger Verzicht – die Lexware-Hilfe nennt diese Schritte:

1. Finanzamt informieren, dass Sie umsatzsteuerpflichtig werden, und dabei bei Bedarf eine USt-IdNr. beantragen. Das Finanzamt teilt Ihnen den Voranmeldungszeitraum mit (monatlich oder vierteljährlich).
2. In den allgemeinen Einstellungen von der umsatzsteuerbefreiten Kleinunternehmer-Einstellung auf Netto- oder Bruttopreise umstellen.
3. Besteuerungsart (Ist- oder Soll-Versteuerung) und Voranmeldungszeitraum hinterlegen.
4. Die Umstellung mit der Steuerberatung abstimmen – das empfiehlt auch Lexware selbst.

Was wir beim Wechsel zusätzlich prüfen

• Stichtag: Ab welcher Rechnung genau Umsatzsteuer gilt. Beim Überschreiten der 100.000 € ist das der Umsatz, der die Grenze reißt – nicht der Monatsanfang danach.
• Preise: Bleibt Ihr bisheriger Preis der Netto-Preis (Kunde zahlt 19 % mehr) oder wird er zum Brutto-Preis (Sie behalten weniger)? Bei Privatkunden ist das eine echte Preisentscheidung.
• Offene Angebote und Serienrechnungen: vor dem Versand auf Umsatzsteuer umstellen.
• Ist-Versteuerung: Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € und für viele Freiberufler beantragbar – die Umsatzsteuer wird erst mit Zahlungseingang fällig.
• Vorsteuer aus früheren Anschaffungen: Für Wirtschaftsgüter, die Sie noch als Kleinunternehmer gekauft haben und weiter nutzen, kann eine anteilige Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG zu Ihren Gunsten in Betracht kommen.
• E-Rechnung: Mit der Regelbesteuerung entfällt die Ausnahme für Kleinunternehmer; ab 2028 müssen Sie an Geschäftskunden E-Rechnungen ausstellen.

Wie Steuersätze, Kategorien und die Voranmeldung nach dem Wechsel laufen, beschreibt unser Ratgeber Umsatzsteuer in Lexware Office.

EÜR und Steuererklärungen als Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Alle anderen Pflichten bleiben:

Freiberufler und Gewerbetreibende unterscheiden sich vor allem bei der Gewerbesteuer und bei der Anmeldung. Was jeweils dazugehört, lesen Sie auf unseren Seiten für Freiberufler und Einzelunternehmer. Die EÜR erstellen wir im Rahmen des Jahresabschlusses direkt aus Ihren Daten in Lexware Office.

Typische Fehler – und wie Sie sie vermeiden

• Mit der alten Logik planen: Das Überschreiten der 100.000 € wirkt sofort, nicht erst im Folgejahr. Prüfen Sie den Umsatz spätestens ab 80.000 € monatlich.
• Tätigkeiten nicht zusammenrechnen: Nebenberufliche Projekte, ein zweites Gewerbe oder Verkaufsplattformen zählen zum Gesamtumsatz desselben Unternehmers.
• Umsatzsteuer ausweisen: Ein falsch eingestellter Rechnungstext oder eine alte Vorlage mit 19 % führt dazu, dass Sie die Steuer schulden.
• § 13b vergessen: Werbeanzeigen oder Software von Anbietern aus dem EU-Ausland können eine Anmeldepflicht auslösen – auch für Kleinunternehmer.
• Verzicht aus Versehen: Wer ohne Not eine Voranmeldung mit Umsatzsteuer abgibt, riskiert, fünf Jahre gebunden zu sein.

Wie LXO Kleinunternehmer unterstützt

Wir arbeiten über den Steuerberater-Zugang direkt in Ihrem Lexware-Office-Konto, sehen Umsätze und Belege ohne Papierversand und melden uns, wenn eine Umsatzgrenze näher rückt. Die Finanzbuchhaltung gibt es ab 209 € pro Monat, den Jahresabschluss mit EÜR ab 1.190 € im Jahr, Einzelberatung etwa zum Verzicht ab 135 € pro Stunde und die Steuerberater-Flatrate ab 397 € pro Monat – jeweils netto zzgl. MwSt., abgerechnet nach StBVV (Übersicht unter Preise). Das Erstgespräch ist kostenlos, der Start innerhalb von 48 Stunden möglich, und einen Beraterwechsel übernehmen wir.

Häufige Fragen zur Kleinunternehmerregelung

Stand: Oktober 2026. Allgemeine Informationen ohne Gewähr; sie ersetzen keine Beratung im Einzelfall. Alle Preise netto zzgl. 19 % MwSt.