Einleitung: Warum die Spezialisierung Ihres Steuerberaters auf Lexoffice entscheidend ist
Die Digitalisierung der Buchhaltung hat Selbstständigen und kleinen bis mittleren Unternehmen (KMU) immense Vorteile gebracht, insbesondere durch benutzerfreundliche Tools wie Lexware Office (lexoffice). Viele Unternehmer nutzen die Software erfolgreich für die laufende Fakturierung und die tagesaktuelle Erfassung von Geschäftsvorfällen. Dennoch ist die bloße Nutzung von Lexoffice nur der erste Schritt. Das volle Potenzial der digitalen Finanzverwaltung entfaltet sich erst dann, wenn der beauftragte Steuerberater die Prozesse nicht nur akzeptiert, sondern technisch und steuerlich tief integriert begleitet.
Leider erleben viele Mandanten, dass ihre Kanzleien Lexoffice nur widerwillig als notwendiges Übel dulden. Dies führt zu Ineffizienzen, fehlerhaften Schnittstellen und unnötiger doppelter Erfassung von Daten. Der eigentliche Vorteil der digitalen Transformation – die Zeitersparnis und die Möglichkeit zur proaktiven Steuerung – geht dabei verloren.
Ein digitaler Steuerberater LexwareOffice, der sich auf dieses System spezialisiert hat, positioniert sich als proaktiver Partner, der die Software meisterhaft zur Effizienzsteigerung und zur strategischen Steueroptimierung nutzt. Solche Kanzleien bieten definierte, GoBD-konforme Arbeitsabläufe und stellen sicher, dass die laufende betriebswirtschaftliche Kontrolle (BWA) stets gewährleistet ist. Die nachfolgende Darstellung skizziert diesen optimierten Prozess in vier detaillierten Schritten – vom ersten Beleg-Upload bis zum fertigen Jahresabschluss – und legt dar, wie die Lexoffice Steuerberater Zusammenarbeit maximale Transparenz und Planungssicherheit schafft.
Schritt 1: Das Fundament – Digitales Onboarding und Zugriffsrechte
Die Grundlage einer erfolgreichen digitalen Partnerschaft ist ein strukturierter Onboarding-Prozess. Dieser Schritt definiert die technischen Voraussetzungen und legt die Spielregeln für die GoBD-konforme Datenpflege fest.
Passen wir zusammen? Der Lexoffice Mandanten-Check der Kanzlei
Bevor die eigentliche Arbeit beginnt, führt der spezialisierte Lexware und lexoffice Steuerberater einen Mandanten-Check durch, um festzustellen, ob der Einsatz von Lexoffice bei dem jeweiligen Unternehmen sinnvoll ist. Dieser Check stellt sicher, dass die Voraussetzungen für eine effiziente digitale Zusammenarbeit gegeben sind. Zentrale Kriterien sind dabei die grundsätzliche Bereitschaft des Mandanten, sich mit IT-Anwendungen und Software auseinanderzusetzen, und sein klarer Wille, Lexoffice aktiv zu nutzen.
Parallel dazu erfolgt ein persönliches Beratungsgespräch, das zur Bedarfsanalyse dient und die individuelle Unternehmensstruktur klärt. In diesem Stadium vermittelt die Kanzlei die entscheidenden Grundsätze der digitalen Buchhaltung, die den nachfolgenden Prozess drastisch vereinfachen und optimieren.
Ein fundamentaler Grundsatz ist beispielsweise die unbedingte Notwendigkeit eines separaten Geschäftskontos. Wer sich selbstständig macht, sollte dies als Erstes einrichten. Des Weiteren raten spezialisierte Kanzleien davon ab, eine Barkasse in Lexoffice anzulegen, wenn dies nicht zwingend betrieblich erforderlich ist. Die konsequente Einhaltung dieser Vorgaben ist nicht nur eine Frage der Ordnung, sondern ein Mechanismus zur Kostenoptimierung: Wer diese Bedingungen erfüllt, reduziert die spätere Nachbearbeitung durch den Steuerberater signifikant und spart sich dadurch selbst Kosten.
Kanzleien, die in die Digitalisierung investieren, belegen ihre Kompetenz oft durch die Teilnahme an speziellen Schulungen oder Starter-Paketen, die von Lexware Office angeboten werden. Einige Kanzleien schulen ihre Mitarbeiter sogar in der „lexofficer Ausbildung“, was die Existenz eines klar definierten, optimierten Einführungsprozesses (Onboarding-Prozess) signalisiert. Dieser Einsatz gewährleistet, dass die Kanzlei nicht nur Daten annimmt, sondern den Mandanten von Beginn an effektiv begleitet, was die Einarbeitungszeit minimiert und die Datenqualität von Anfang an sicherstellt.
Lexoffice Steuerberater-Zugang einrichten – Transparent und Kostenlos
Sobald die Voraussetzungen geklärt sind, wird der digitale Zugang für die Kanzlei eingerichtet. Die Einrichtung des Steuerberater-Zugangs ist ein zentraler Vorteil der Lexoffice Steuerberater Zusammenarbeit, da er transparent, schnell und unkompliziert erfolgt.
Der Mandant lädt die Kanzlei über die Benutzerverwaltung in seinem Lexoffice-Account ein. Dies geschieht unter „Einstellungen“ > „Benutzer“ und dem Klick auf „+ Steuerberater anlegen“. Technisch gesehen erfolgt die Verbindung über die E-Mail-Adresse der Kanzlei.
Ein wesentlicher ökonomischer Anreiz für diese Form der Kollaboration ist, dass der Steuerberater-Zugang für die Kanzlei selbst komplett kostenlos ist. Diese Gebührenfreiheit erleichtert den Kanzleien die Spezialisierung und die aktive Nutzung der Plattform. Solange die Kanzlei die Einladung noch nicht bestätigt hat, bleibt sie im Status „Noch nicht bestätigte Benutzer“; nach der Annahme erscheint sie unter „Steuerberater-Zugänge“ und hat vollen Lese- und Bearbeitungszugriff auf die Belege und Buchungen.
Die Basis der Legalität: GoBD-Konformität und Sicherheit
Die digitale Zusammenarbeit muss stets den gesetzlichen Anforderungen genügen. Der Einsatz von Lexoffice bietet hierbei eine hohe Sicherheit, da die Software selbst GoBD-konform arbeitet und dies auch testiert ist. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen, dass alle Buchungsbelege vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar im System gespeichert werden.
Die Verantwortung des Mandanten besteht darin, diesen Grundsatz aktiv zu unterstützen, indem alle Belege über betriebliche Einnahmen und Ausgaben als digitales Belegbild in Lexoffice hochgeladen werden. Nur die korrekte und vollständige digitale Archivierung im System erfüllt die GoBD-Anforderungen. Der spezialisierte Steuerberater stellt im Onboarding sicher, dass der Mandant diesen Aspekt der digitalen Pflicht versteht und korrekt umsetzt.
Schritt 2: Die Tägliche Praxis – Digitale Buchhaltung Online
Dieser Schritt beschreibt den täglichen Arbeitsablauf des Mandanten in der Buchhaltung online Steuerberater-Umgebung und beleuchtet die Prozesse, die die laufende Datenqualität sichern.
Der digitale Beleg-Upload: Zeitnah, vollständig, kinderleicht
Die Effizienz der digitalen Buchhaltung hängt maßgeblich von der Disziplin der tagesaktuellen Erfassung ab. Alle Eingangs- und Ausgangsbelege müssen zeitnah als digitales Belegbild in Lexoffice vorliegen. Spezialisierte Kanzleien helfen den Mandanten dabei, den Upload-Workflow zu optimieren.
Hierzu stehen verschiedene, intuitive Wege zur Verfügung:
- Lexoffice App: Nutzung der App, um Belege direkt abzufotografieren und hochzuladen.
- E-Mail-Import: Eingehende Rechnungen können per E-Mail direkt an das System weitergeleitet werden.
- Automatisierte Schnittstellen: Bei der Anbindung von E-Commerce-Plattformen oder anderen Systemen können Dokumente sogar automatisch bei Zahlungseingang zur Buchhaltung hochgeladen werden, was die manuelle Dateneingabe überflüssig macht.
Die frühzeitige, vollständige Erfassung spart nicht nur Zeit, sondern hilft auch, Fehler zu vermeiden. Wie bereits im Onboarding etabliert, sollte die Kanzlei den Mandanten nachdrücklich dazu anhalten, Kassenbuchungen zu vermeiden, sofern keine zwingende betriebliche Notwendigkeit besteht. Dies reduziert die Komplexität und die Anfälligkeit für Fehler im System signifikant.
Bankkonto-Synchronisation und die intelligente Vorbuchung
Ein zentrales Feature, das die Lexoffice Steuerberater Zusammenarbeit so effektiv macht, ist das integrierte Online-Banking. Lexoffice synchronisiert die Geschäftskonten des Mandanten, wodurch alle aktuellen Kontostände und Finanzkennzahlen auf einem übersichtlichen Dashboard abrufbar sind.
Die Rolle des Mandanten in diesem Schritt ist es, die hochgeladenen Belege mit den entsprechenden Bankumsätzen zu verknüpfen – die sogenannte Vorbuchung des Geschäftskontos. Das System unterstützt diesen Prozess durch intelligente Vorkontierungsvorschläge.
Durch die Live-Datenbasis und das intuitive Dashboard erhält der Mandant jederzeit einen klaren Überblick über seine Finanzen und die Unternehmensentwicklung. Dadurch wird der Mandant selbst zum aktiven Controller seines Unternehmens. Diese Echtzeit-Transparenz versetzt den spezialisierten Steuerberater zudem in die Lage, proaktiver zu beraten, etwa bei Liquiditätsthemen oder dem Erreichen steuerlich relevanter Umsatzgrenzen.
Spezialfall: Der richtige Umgang mit Eigenbelegen und Privatentnahmen
Ein häufiger Fehler, der zu unnötigem Aufwand führt, betrifft den Umgang mit Eigenbelegen (Ersatzbelegen) und privaten Geschäftsvorfällen. Viele Mandanten neigen dazu, für jede Buchung, für die sie keine traditionelle Rechnung haben, einen formalen Eigenbeleg zu erstellen, was oft mit manuellem Ausfüllen, Ausdrucken, Unterschreiben und erneutem Scannen verbunden ist.
Der spezialisierte Steuerberater liefert hier sofort messbaren Mehrwert durch spezifisches Fachwissen:
- Private Entnahmen: Private Ausgaben, die über das Geschäftskonto laufen (z.B. private Krankenversicherung, Steuerzahlungen), sind als private Entnahme zu buchen (z.B. SKR03 – 1800). Hierfür ist kein gesonderter, formal erstellter Eigenbeleg notwendig; der Bankbeleg ist ausreichend. Die Kanzlei korrigiert hier eine verbreitete Buchungsphilosophie, die Zeit und Aufwand spart.
- Eigenbeleg (Ersatzbeleg): Ein formeller Ersatzbeleg ist nur notwendig, wenn tatsächlich ein Fremdbeleg (Rechnung) verloren gegangen ist oder aus anderen Gründen fehlt. Mandanten können dafür digitale Vorlagen nutzen und diese digital signieren, um den Aufwand zu reduzieren.
Die korrekte Anwendung dieser „4 Grundsätze“ der Mandantenbuchhaltung (Geschäftskonto, Vermeidung Kasse, vollständiger Beleg-Upload, korrekte Buchung des Geschäftskontos) ist der Schlüssel. Wenn der Mandant diese Grundregeln beachtet, kann der Steuerberater die Buchhaltung effizient übernehmen und direkt mit dem Abschluss beginnen, was dem Mandanten Kosten erspart.
Schritt 3: Kontrolle und Reporting – Die monatliche Kanzlei-Prüfung
Nachdem der Mandant die Belege erfasst und mit den Bankkonten synchronisiert hat, beginnt die regelmäßige Qualitätssicherung durch den digitalen Steuerberater LexwareOffice.
Die monatliche Datenübernahme: Der DATEV Export als Standard
Obwohl Lexoffice selbst als primäre Arbeitsumgebung für den Mandanten dient, muss der Steuerberater die Daten in sein Kanzlei-System überführen, das in Deutschland häufig auf DATEV-Standards basiert. Lexoffice wurde so konzipiert, dass es die strukturierte und GoBD-konforme Übergabe an die Systeme der Steuerberatung über die DATEV-Schnittstelle ermöglicht.
Lexoffice bietet hierfür standardisierte Exportformate an :
- Belege inklusive Belegdaten (im DATEV-Format).
- Buchungsstapel (DATEV-CSV).
- Bankumsätze (DATEV-CSV).
Der Spezialist muss präzise den richtigen Exportweg wählen, der zur jeweiligen Mandantensituation passt. Es existieren zwei Hauptmethoden :
- Rechnungsdatenservice 1.0: Dieser Dienst exportiert ausschließlich Belege inklusive Belegdaten und eignet sich ideal für sogenannte „Buchungsmandanten,“ bei denen die Kanzlei die eigentliche Kontierung übernimmt.
- Buchungsdatenservice: Dieser Export umfasst Belege und Buchungsdaten und ist somit die Wahl für „Selbstbucher,“ die ihre Vorbuchungen bereits eigenständig in Lexoffice vorgenommen haben.
Die Expertise in der Auswahl und Handhabung des korrekten Exports stellt sicher, dass Stammdaten konsistent bleiben und Belegbilder sowie Kontierungen nahtlos und nachvollziehbar in der Kanzlei weitergeführt werden können. Dies gewährleistet die Datenqualität, unabhängig davon, ob die Kanzlei nun DATEV, Addison, TaxDome oder andere spezialisierte Verwaltungssoftware nutzt.
Qualitätssicherung und Korrekturen durch den digitalen Steuerberater
Der direkte, kostenlose Zugang zum Mandanten-Account über Lexoffice ermöglicht der Kanzlei eine effiziente Qualitätssicherung. Der Steuerberater nutzt diesen Zugriff, um monatlich oder quartalsweise die Buchungslogik zu kontrollieren, offene Posten und Konten abzugleichen und auf mögliche Unstimmigkeiten zu prüfen.
Im Gegensatz zur traditionellen Buchhaltung, bei der Fehler oft erst am Ende des Jahres beim Einreichen von Papierordnern entdeckt werden, kann der spezialisierte Steuerberater dank der Live-Datenbasis Fehler schneller identifizieren und korrigieren. Durch die Lexoffice-Expertise kann die Kanzlei die Daten korrigieren, bevor sie in das eigene Kanzlei-System übertragen werden, was Nacharbeiten und Rückfragen reduziert.
Strategische Auswertungen: BWA und Kennzahlen aus Lexoffice
Die monatliche Datenprüfung dient nicht nur der Korrektur, sondern ist die Grundlage für strategische Beratung. Aufgrund der tagesaktuellen Datenerfassung können die betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA’s) wesentlich zeitnaher erstellt und analysiert werden.
Der Steuerberater agiert in dieser Phase nicht als reiner Datenverarbeiter, sondern als proaktiver Controller. Er nutzt die BWA und die Kennzahlen aus Lexoffice, um Mandanten gezielt und proaktiv zu beraten, Potenziale zur Steueroptimierung aufzuzeigen und frühzeitig auf Unternehmensentwicklungen hinzuweisen. Dies geht weit über die reine Erfüllung der steuerlichen Pflichten hinaus und positioniert die Kanzlei als integralen Bestandteil der Unternehmenssteuerung.
Die klare Zuweisung von Verantwortung zwischen Mandant und spezialisiertem Steuerberater ist dabei essenziell für einen transparenten und reibungslosen Ablauf.
Table 1: Verteilung der Aufgaben in der digitalen Buchhaltung
| Aufgabe / Prozessschritt | Verantwortung Mandant | Verantwortung Digitaler Steuerberater | Vorteil der Zusammenarbeit |
| Beleg-Erfassung & Upload | Täglich/Zeitnah: Digitaler Upload aller Ein-/Ausgangsbelege. | Beratung: Definition der Upload-Kanäle; Sicherstellung der Vollständigkeit. | GoBD-Konformität & Vermeidung von Belegverlust |
| Bankumsätze | Regelmäßig: Abgleich und Zuweisung zu den Belegen. | Monatlich: Kontrolle der Abstimmung; Prüfung der Kontierungslogik. | Zeitnaher Finanzüberblick & Fehlerfrüherkennung |
| Datenübergabe | Einladung der Kanzlei; Sicherstellung des Zugriffs. | Monatlich/Quartalsweise: DATEV-Export und Import in die Kanzleisoftware. | Schnelle, strukturierte und nachvollziehbare Datenbasis |
| Abschlussarbeiten | Bereitstellung notwendiger Zusatzinformationen. | Periodenabgrenzung, Rückstellungen, Ertragsanalyse, Steueroptimierung. | Strategische Steuerung und maximale Effizienz beim Jahresabschluss |
Schritt 4: Der Saubere Abschluss – Vom Buchungsstapel zum Jahresabschluss
Der Jahresabschluss bildet den formalen Höhepunkt der Lexoffice Steuerberater Zusammenarbeit. Er ist weit mehr als eine gesetzliche Pflicht; er ist der unternehmerische Spiegel, der zeigt, wie effizient gewirtschaftet wird.
Die finale Datenanalyse und Bereinigung
Der Prozess des Jahresabschlusses mit einem spezialisierten Lexware und lexoffice Steuerberater beginnt mit der finalen Datenanalyse und dem Import der abschließenden Buchungsstapel aus Lexoffice.
Da die Kanzlei die Zahlen dank der laufenden, digitalen Kontrolle bereits kennt, kann der Abschluss schnell und ohne böse Überraschungen erfolgen. Der spezialisierte Steuerberater führt die notwendigen Abschlussbuchungen durch, die typischerweise über die Fähigkeiten des Mandanten hinausgehen:
- Prüfung und finale Anpassung der Buchungslogik.
- Abstimmung offener Posten, Konten und Belege.
- Korrekte Bildung von Periodenabgrenzungen und Rückstellungen.
Diese Bereinigung in drei Schritten stellt sicher, dass die Buchhaltung perfekt für die steuerliche Übermittlung vorbereitet ist.
Die Strategische Beratung: Steueroptimierung, die mitdenkt
Die hohe Datenqualität, die durch die kontinuierliche Lexoffice-Zusammenarbeit erreicht wird, transformiert den Jahresabschluss von einer reinen Pflichtübung zu einem strategischen Steuerungsinstrument.
Die Kanzlei führt eine umfassende Ertrags- und Bilanzanalyse durch, deren Ziel die gezielte Steueroptimierung ist. Weil der Steuerberater die Unternehmensentwicklung in Echtzeit verfolgt hat, kann er präzise Empfehlungen zur optimalen Bildung von Rücklagen geben und die Steuerlast gezielt steuern. Diese strategische Beratung ist fester Bestandteil der Spezialisierung.
Nach Abschluss aller Arbeiten erfolgt die digitale Übermittlung der finalen Daten (E-Bilanz, EÜR, etc.) an das Finanzamt und ggf. den Bundesanzeiger.
Ihre Vorteile: Planungssicherheit, Transparenz und Zeitersparnis
Die Konzentration auf einen durchgängig digitalen Workflow bietet dem Mandanten klare und messbare Vorteile:
- Keine Papierordner: Der gesamte Prozess läuft schnell, nachvollziehbar und sicher digital ab, wodurch das manuelle Sammeln und Nachreichen von Belegen entfällt.
- Maximale Zeitersparnis: Da die Kanzlei direkt auf die Lexoffice-Daten zugreift und keine doppelte Erfassung notwendig ist, wird der gesamte Prozess beschleunigt.
- Transparente Kosten: Aufgrund der hohen Effizienz und der minimalen Nacharbeitsquote können spezialisierte Kanzleien oft Pauschalpreise für den Jahresabschluss anbieten. Der Mandant profitiert somit von Planungssicherheit ohne unerwartete Kostenexplosionen.
Die technische Integration und der saubere Datenfluss zwischen Lexoffice und den Kanzlei-Systemen sind dabei die entscheidende Grundlage.
Table 2: Der Digitale Datenfluss im Jahresabschluss
| Phase | Datenquelle (Lexoffice) | Schnittstelle / Format | Zielsystem (Kanzlei) |
| 1. Beleg-Transfer | Digitale Belegbilder & Belegdaten | DATEV-Format / Rechnungsdatenservice 1.0 | Digitale Belegablage der Kanzlei |
| 2. Buchungsdaten | Buchungsstapel, Bankumsätze | DATEV-CSV (Buchungsdatenservice) | Kanzlei-Buchhaltungssoftware (z.B. DATEV, Addison) |
| 3. Analyse & Abstimmung | Kontenstände, Offene Posten Listen | Direkter Steuerberater-Zugang | Analyse- und Abstimmungstools der Kanzlei |
| 4. Übermittlung | Korrigierte Abschlussdaten (Bilanz/EÜR) | XML / ELSTER-Schnittstellen | Finanzamt (E-Bilanz, UStVA) & Bundesanzeiger |
Fazit und Call to Action (CTA): Starten Sie Ihre Digitale Lexoffice Steuerberater Zusammenarbeit
Die Entscheidung für Lexware Office (lexoffice) ist ein starker Schritt in Richtung digitaler Effizienz. Doch erst die Wahl eines Lexware und lexoffice Steuerberater-Spezialisten schöpft das volle Potenzial aus.
Ein spezialisierter digitaler Partner bietet:
- Effizienz: Durch definierte, GoBD-konforme Prozesse vom Onboarding bis zum Abschluss.
- Transparenz: Durch den kostenlosen, direkten Zugriff und die kontinuierliche Abstimmung.
- Strategische Beratung: Durch die Nutzung tagesaktueller Daten zur gezielten Steueroptimierung.
Wenn Sie einen Partner suchen, der Ihre Lexoffice-Daten nicht nur verwaltet, sondern aktiv zur Unternehmenssteuerung nutzt, ist die nahtlose, digitale Steuerberater LexwareOffice-Zusammenarbeit der Schlüssel zu Ihrem Erfolg.
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