Steuerberater wechseln — vollständige Checkliste & Anleitung für Unternehmer

Wann sollten Sie den Steuerberater wechseln?

Die häufigsten Gründe, die Unternehmer zum Wechsel bewegen:

• Mangelnde Digitalisierung: Ihr Berater kennt Lexware Office nicht oder verlangt noch Papierbelege
• Langsame Reaktionszeiten: E-Mails werden erst nach Tagen beantwortet, die BWA liegt 4-6 Wochen nach Monatsende vor
• Intransparente Preise: Jede E-Mail wird gesondert berechnet, Jahresabschluss kostet deutlich mehr als erwartet
• Fehlende Proaktivität: Sie erfahren steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten erst wenn sie abgelaufen sind
• Keine Lexware-Spezialisierung: Ihr Berater braucht Daten als CSV-Export statt direktem Lexware-Zugang

Ein Wechsel ist keine Ausnahme — er ist häufig die klügste unternehmerische Entscheidung. Der Gesetzgeber hat die Modalitäten des Wechsels klar geregelt, um Mandanten zu schützen.

Schritt 1: Neuen Berater auswählen und beauftragen

Der erste Schritt ist, den neuen Berater zu wählen und zu beauftragen — bevor Sie den alten kündigen. So vermeiden Sie eine Betreuungslücke.

Schritt 2: Den alten Steuerberater kündigen

Das Mandat ist ein Dienstleistungsvertrag, der in der Regel jederzeit kündbar ist — sofern keine andere Laufzeit vereinbart wurde.

• Schriftliche Kündigung: Immer schriftlich (Brief oder E-Mail mit Lesebestätigung), keine mündliche Kündigung
• Kündigungsfrist: Prüfen Sie Ihren Mandatsvertrag — oft 4 bis 6 Wochen. Viele Kanzleien akzeptieren auch eine sofortige Kündigung
• Laufende Aufträge: Offene Jahresabschlüsse oder Steuererklärungen kann Ihr bisheriger Berater noch abrechnen, sobald er sie abschließt
• Herausgabepflicht: Ihr bisheriger Berater ist verpflichtet, alle Ihre Unterlagen, Belege und Daten herauszugeben — kostenlos, innerhalb angemessener Frist

Bei LXO übernehmen wir die Kündigungskommunikation für Sie. Sie unterschreiben einmalig eine Vollmacht — wir kümmern uns um alles Weitere.

Schritt 3: Unterlagen vom alten Berater anfordern

Fordern Sie folgende Unterlagen schriftlich an — idealerweise im Rahmen der Kündigungsmitteilung:

• Alle Jahresabschlüsse der letzten 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
• Alle eingereichten Steuererklärungen und Steuerbescheide
• Buchungsdaten / DATEV-Export des laufenden Jahres
• Offene-Posten-Listen (Debitoren und Kreditoren)
• Lohnstammkarten aller Mitarbeiter (bei Lohnbuchhaltung)
• Anlagenspiegel / Inventarliste des Anlagevermögens
• Alle Einspruchsverfahren und laufende Korrespondenz mit Finanzämtern

Schritt 4: ELSTER-Vollmachten übertragen

Die wichtigste technische Aufgabe beim Beraterwechsel ist die Übertragung der ELSTER-Steuervollmacht. Sie ermöglicht dem neuen Berater, in Ihrem Namen mit dem Finanzamt zu kommunizieren.

• Der neue Berater stellt einen Vollmachtsantrag über ELSTER
• Sie erhalten vom Finanzamt einen Brief mit einem Freischaltcode
• Nach Eingabe des Codes ist der neue Berater autorisiert
• Die alte Vollmacht des bisherigen Beraters wird automatisch entzogen

Wenn Sie Lexware Office nutzen: LXO richtet außerdem den direkten Steuerberater-Zugang zu Ihrem Lexware-Konto ein. Das dauert wenige Minuten und ermöglicht uns, direkt auf Ihre Buchungsdaten zuzugreifen.

Schritt 5: Datenübernahme und Eröffnungsbuchungen

Damit der neue Berater nahtlos weiterarbeiten kann, müssen die Buchungsdaten übertragen werden. Bei Lexware Office ist das besonders einfach:

• Alle Buchungen liegen bereits in Ihrem Lexware-Konto und sind sofort zugänglich
• LXO prüft die bestehenden Buchungen auf Korrektheit und identifiziert eventuelle Fehler aus der Vorperiode
• Eröffnungssalden werden automatisch aus dem letzten Jahresabschluss übernommen
• Offene Posten werden abgestimmt und ggf. korrigiert

Vollständige Wechsel-Checkliste

Besonderheiten für Lexware Office Nutzer

Als Lexware Office Nutzer haben Sie beim Wechsel gegenüber anderen Systemen einen entscheidenden Vorteil: Alle Ihre Buchungsdaten liegen in der Cloud und sind sofort zugänglich. Es gibt keine DATEV-Konvertierung, keinen aufwändigen Datenexport.

Bei LXO richten wir den Direktzugang innerhalb von einer Stunde ein. Der gesamte Wechselprozess läuft deshalb besonders schnell — in der Regel sind Sie innerhalb von 48 Stunden nach dem Erstgespräch als Mandant vollständig eingerichtet.

Was kostet ein Steuerberaterwechsel?

Der Wechsel selbst kostet bei LXO eine einmalige Onboarding-Gebühr von 450 € netto zzgl. MwSt. Diese deckt:

• Technische Einrichtung des Lexware-Zugangs
• Prüfung und Korrektur bestehender Buchungen
• Kommunikation mit dem bisherigen Berater
• ELSTER-Vollmacht einrichten
• 60-minütiges Tiefengespräch zur Bestandsaufnahme

Die laufenden Kosten starten dann ab 209 €/Monat (Finanzbuchhaltung) oder ab 397 €/Monat (Flatrate mit allem). Alle Preise netto zzgl. 19 % MwSt.