Prolog: Die digitale Kanzlei – Warum der digitaler Kanzleiwechsel sich auszahlt
Für Selbstständige, Existenzgründer und Kleinunternehmer stellt die Verwaltung der laufenden Buchhaltung oft eine erhebliche Belastung dar. Traditionelle Arbeitsweisen, die auf dem Austausch physischer Belege, manueller Dateneingaben und unsicherer E-Mail-Kommunikation basieren, sind zeitintensiv und fehleranfällig. Sie verhindern eine zeitnahe Beratung und machen die Einhaltung komplexer Compliance-Regeln, wie den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), unnötig kompliziert.
Die Entscheidung für einen digitalen Kanzleiwechsel und die Nutzung spezialisierter Software wie Lexware Office (lexoffice) stellt einen Paradigmenwechsel dar. Wir haben uns auf die Prozesse und Workflows rund um lexoffice spezialisiert, um sicherzustellen, dass die Zusammenarbeit von Beginn an auf bewährten, effizienten Verfahren basiert. Lexoffice positioniert sich als die beste Verbindung zwischen Mandant und Steuerberater, da es eine direkte und sichere Datenfreigabe ermöglicht – ganz ohne das Chaos manueller Exporte oder unsicherer E-Mails.
Ein entscheidender Vertrauensfaktor in der digitalen Welt ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Lexoffice ist GoBD-testiert und bietet dadurch eine sofortige Garantie für die revisionssichere Datenführung und Archivierung, was die grundlegende Compliance-Sorge der Mandanten von Anfang an adressiert. Diese Spezialisierung ermöglicht es, den gesamten Übergangsprozess transparent, schnell und maximal sicher zu gestalten. Wir führen Sie in vier strukturierten Phasen vom ersten Wechselwunsch bis zur etablierten, reibungslosen digitalen Zusammenarbeit.
Phase 1: Den Grundstein legen – Der Lexoffice Steuerberaterwechsel
Der Lexoffice Steuerberaterwechsel beginnt mit der formalen Klärung des bestehenden Mandatsverhältnisses. Viele Mandanten empfinden diesen Schritt als Hürde, doch mit proaktiver Planung und klaren Vorgaben lässt sich die Umstellung professionell und effizient vollziehen.
Kündigung und Fristen: So trennen Sie sich professionell
Die Kündigung eines Steuerberatermandats muss strukturiert erfolgen, um vertragliche Probleme oder unnötige Kosten zu vermeiden. Zunächst ist die vertraglich vereinbarte Kündigungsfrist mit dem alten Berater zu prüfen. Sobald die formalen Kriterien erfüllt sind und alle benötigten Unterlagen bereitgestellt wurden, kann unsere Kanzlei den eigentlichen Wechselprozess zügig, oft innerhalb von etwa zwei Wochen, abschließen. Die Geschwindigkeit des gesamten Übergangs hängt maßgeblich davon ab, wie zügig der Mandant die notwendigen Kündigungsschritte und Unterlagenanforderungen beim Altberater vorantreibt.
Um eine lückenlose und qualitativ hochwertige Übernahme der Buchhaltung zu gewährleisten, sind spezifische Dokumente proaktiv anzufordern. Ein besonders kritischer und oft übersehener Punkt ist die detaillierte Übersicht der angefallenen Lohnsteuer (inklusive Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag) für das aktuelle Jahr. Dieses Dokument ist essenziell für die korrekte Abführung der Lohnsteuer beim Wechsel. Es ist hervorzuheben, dass Mandanten mit lexoffice und der digitalen Kanzlei zukünftig entlastet werden: Das System kümmert sich automatisch um die korrekte Abführung der Lohnsteuer, nachdem die Übergabe sauber erfolgt ist. Darüber hinaus sind die letzten Jahresabschlüsse, E-Bilanzen und Listen offener Posten anzufordern.
Die formale Seite: Vollmacht und Mandatsbestätigung
Die rechtswirksame Vertretung des Mandanten gegenüber dem Finanzamt erfordert die Erteilung einer formalen Vollmacht. Das Finanzamt Hessen betont, dass für die Übermittlung elektronischer Vollmachten zwingend das amtlich vorgeschriebene Vollmachtformular zu nutzen ist. Als digitale Kanzlei nutzen wir die entsprechenden Möglichkeiten der Steuerberaterkammer zur elektronischen Übermittlung der Vollmachten über die Vollmachtsdatenbank. Dieser digitale Ansatz bei der Abwicklung der Bürokratie verkürzt die Wartezeiten und dient als direkter Beleg für die Effizienz des digitalen Kanzleiwechsels.
Die folgende Tabelle bietet eine klare Übersicht über die Phasen und Verantwortlichkeiten während des Wechsels:
Tabelle 1: Phasen und Verantwortlichkeiten beim Steuerberaterwechsel mit lexoffice
| Phase | Ziel / Fokus | Verantwortlicher | Lexoffice Relevanz |
| Kündigung | Mandatsvertrag formell beenden | Mandant | Vorbereitend (Datenanforderung) |
| Datenanforderung | Kritische Dokumente (z.B. Lohnsteuerübersicht) erhalten | Mandant/Alte Kanzlei | Gewährleistet nahtlosen Start der lexoffice-Lohnbuchhaltung |
| Vollmacht | Neue Kanzlei beim Finanzamt bevollmächtigen | Neue Kanzlei | Elektronische Übermittlung beschleunigt Prozess |
| Onboarding (Kick-off) | Erwartungen und Arbeitsprozesse definieren | Mandant/Neue Kanzlei | Basis für effiziente Nutzung des Beraterzugangs |
Phase 2: Technische Einrichtung und Datentransfer (Lexware Office Mandantenstart)
Nachdem die formalen und vertraglichen Grundlagen geschaffen wurden, folgt der technische Kern des Lexware Office Mandantenstarts: die Einrichtung des Beraterzugangs und die Migration der Altdaten.
Direkter Zugang: Ihren digitalen Steuerberater in lexoffice einladen
Ein zentrales Element von lexoffice ist der kostenlose Steuerberaterzugang. Dieser Zugang ist nicht nur ein Feature, sondern die Grundlage für eine proaktive und zeitnahe Beratung. Er ermöglicht der Kanzlei den Direktzugriff auf die vollständige Buchhaltung, einschließlich aktueller Finanzreports und Auswertungen. Dadurch ist der Berater immer informiert über die Entwicklung des Mandanten und kann sofort reagieren, um proaktive Beratung anzubieten.
Die Freischaltung dieses Zugangs erfolgt durch den Mandanten in wenigen Schritten:
- Der Mandant meldet sich im lexoffice-Konto idealerweise mit dem Administrator-Benutzerkonto an.
- Im Bereich „Steuerberaterzugang einrichten“ sendet der Mandant eine Einladung zur Zusammenarbeit an die neue Kanzlei.
- Die Kanzlei registriert sich oder meldet sich über den bereitgestellten Link an. Es ist wichtig zu beachten, dass für alle späteren Logins der Berater direkt die Login-Seite von lexoffice verwendet.
Datenmigration: Altdaten sicher und GoBD-konform übertragen
Die Übertragung von Daten aus dem Altsystem (häufig ein DATEV-basiertes System) in die neue lexoffice-Umgebung ist der technisch kritischste Punkt. Lexoffice ist auf diesen Prozess optimal vorbereitet und bietet eine direkte Anbindung über die DATEV-Schnittstelle, die einen digitalen und sicheren Datenaustausch von Buchungssätzen, Warenverkehr, Konten und Buchungsstapeln ermöglicht. Der effizienteste Weg zur Datenübernahme ist die Nutzung der direkten Datenübertragung mittels der DATEV-Cloud-Services (Buchungsdatenservice oder Rechnungsdatenservice).
Für einen erfolgreichen Import in die Lexware Buchhaltungsprodukte müssen bestimmte Voraussetzungen in lexoffice gegeben sein :
- Die Firma muss im Lexware Buchhaltungs-Produkt korrekt angelegt sein.
- Die DATEV-Unterstützung muss in den Firmeneinstellungen aktiviert werden.
- Das ausgewählte Buchungsjahr und der verwendete Kontenrahmen müssen mit dem gewählten lexoffice DATEV-konformen Export übereinstimmen.
Besondere Sorgfalt ist beim Abschluss der Migration geboten: Beim automatischen Import findet kein automatischer Abgleich der offenen Posten (Kunden- und Lieferantenforderungen) statt. Um die Datenintegrität zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die Bilanz korrekt in die neue Software übernommen wird, muss dieser Abgleich zwingend manuell über das Menü „Buchen / Offene Posten abgleichen“ durchgeführt werden. Eine offene Kommunikation über diesen notwendigen manuellen Qualitätssicherungsschritt gewährleistet die vollständige und korrekte Übernahme aller relevanten Geschäftsdaten.
Phase 3: Optimale digitale Zusammenarbeit im digitaler Kanzleiwechsel
Die Einrichtung der Schnittstellen ist lediglich die technische Grundlage. Die wahre Effizienz des digitalen Kanzleiwechsels ergibt sich aus klaren, gegenseitig definierten Prozessen und der strikten Einhaltung digitaler Regeln.
Der Kick-off: Erwartungen definieren und Prozesse festlegen
Ein erfolgreiches Onboarding manifestiert sich in einem strukturierten Kick-off-Gespräch. Hier wird die gegenseitige Wartungshaltung geklärt und festgelegt, welche Aufgaben beim Mandanten verbleiben (Belege erfassen, Rechnungen schreiben, Bank anbinden) und welche die Kanzlei übernimmt (Verbuchung, Meldungen). Es wird ein zeitlicher Rahmen für die Einarbeitung und die erste Praxisphase bestimmt.
Im Rahmen der Einarbeitung (Einführung in die lexoffice-Praxis) ist die Schulung in der Belegerfassung zentral. Mandanten müssen lernen, die App-Funktionen zum Abfotografieren und Hochladen von Eingangsbelegen zu nutzen. Die automatische Texterkennung (OCR) und die intelligente Kategorisierung von lexoffice sorgen für eine schnelle und korrekte Verbuchung der Belege. Ebenso wichtig ist die korrekte Anbindung der Bankkonten, um die automatische Erfassung der Bankumsätze zu gewährleisten.
Die GoBD-Konformität: Ihre Pflichten als lexoffice-Nutzer
Obwohl lexoffice ein GoBD-testiertes System ist , darf nicht vergessen werden, dass die finale Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit und die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) stets beim Steuerpflichtigen liegt. Die Kanzlei unterstützt und berät, doch der Mandant ist für die Vollständigkeit, Richtigkeit und zeitgerechte Erfassung verantwortlich.
Die GoBD fordern eine zeitgerechte Erfassung aller Geschäftsvorfälle. Dies wird durch klare Fristen konkretisiert: Belege müssen in der Regel innerhalb von 10 Tagen nach dem Geschäftsvorfall erfasst werden; für Waren- und Kostenrechnungen wird sogar eine Frist von 8 Tagen empfohlen. Die Nutzung der mobilen Erfassung über die lexoffice App ist die einfachste Methode, um diese Frist konsequent einzuhalten.
Darüber hinaus erfordert die elektronische Archivierung eine lückenlose Verfahrensdokumentation. Diese Dokumentation beschreibt, wie Belege entstehen, gesichert und revisionssicher archiviert werden, und ist im Falle einer Betriebsprüfung unverzichtbar. Als spezialisierte digitale Kanzlei unterstützen wir den Mandanten aktiv bei der Erstellung der lexoffice-spezifischen Verfahrensdokumentation, wobei die Software selbst die technische Grundlage für die revisionssichere Archivierung und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen (Aktivitätenprotokoll) in deutschen Hochsicherheitszentren bereitstellt.
Die folgende Tabelle fasst die GoBD-Anforderungen in der digitalen Zusammenarbeit zusammen:
Tabelle 2: GoBD-Checkliste für lexoffice Mandanten: Vier Säulen der Konformität
| Säule der GoBD | Konkrete Anforderung | Wie lexoffice und die digitale Kanzlei unterstützen |
| Zeitgerechte Buchung | Erfassung von Belegen innerhalb von 8–10 Tagen | Mobile App zum sofortigen Hochladen und OCR-Texterkennung |
| Nachvollziehbarkeit/Ordnung | Lückenlose Verfahrensdokumentation und Nachprüfbarkeit | Kanzlei unterstützt bei Dokumentation; Lexoffice liefert Aktivitätenprotokoll |
| Unveränderbarkeit | Revisionssichere Archivierung | Lexoffice ist GoBD testiert und archiviert Belege automatisch [4, 20] |
| Vollständigkeit | Keine Buchung ohne Beleg | Intelligente Kategorisierung und automatische Verknüpfung von Transaktionen |
Phase 4: Kontinuierliche Qualitätssicherung und Erfolgskontrolle
Ein erfolgreiches Onboarding endet nicht mit dem ersten verbuchten Beleg, sondern etabliert einen kontinuierlichen Zyklus der Überprüfung und Optimierung.
Praxisphase und Qualitäts-Checks: Buchhaltung auf dem Prüfstand
Nach dem Kick-off folgt die sogenannte Praxisphase, in der der Mandant das Gelernte anwendet, Rechnungen schreibt, Eingangsbelege erfasst und seine Bank anbindet. Die Qualität der Buchhaltung steht und fällt mit der korrekten Anwendung dieser Schritte durch den Mandanten.
Aus diesem Grund ist eine formelle Feedbackrunde nach einer festgelegten Zeitspanne (z.B. nach dem ersten Quartal) unverzichtbar. In diesem Gespräch prüft die Kanzlei gezielt die Qualität der Datenerfassung: Wurden die Konten nach Vorgabe gebucht? Sind alle Belege lückenlos vorhanden? Wurden Anlagen korrekt erfasst? Dieses direkte Feedback ermöglicht eine sofortige Anpassung der Arbeitsweise des Mandanten, beispielsweise wenn für bestimmte Sachverhalte ein anderes Konto bevorzugt wird. Die Etablierung dieser Prüfschleifen stellt sicher, dass anfängliche Anwendungsfehler nicht zu einer festen, fehlerhaften Routine werden, sondern sofort behoben werden. Der Prozess ist somit eine fortlaufende Lernkurve, die eine nachhaltig hohe Qualität der Buchführung sichert.
Proaktive Beratung durch maximale Transparenz
Der Hauptmehrwert der digitalen Zusammenarbeit und des LexwareOffice Mandantenstarts liegt in der Geschwindigkeit der Informationen. Durch den eingerichteten Steuerberaterzugang kann die Kanzlei jederzeit auf die vollständigen und aktuellen Daten zugreifen. Die kontinuierliche Transparenz ermöglicht es, sofort aktuelle Finanzreports und Auswertungen zu ziehen.
Im Gegensatz zu traditionellen Modellen, bei denen der Berater erst nach der Übergabe der Quartals- oder Jahresunterlagen reagieren kann, ermöglicht lexoffice der Kanzlei, proaktiv zu agieren. Wenn sich Probleme oder Fehlentwicklungen abzeichnen, kann die Kanzlei sofort reagieren und proaktive Beratung anbieten. Diese Rolle wandelt den Steuerberater vom reaktiven Jahresabschluss-Ersteller zu einem kontinuierlichen, datengestützten Business-Coach.
Fazit: Ihr Start in die Zukunft der Buchhaltung
Der Wechsel zu einer spezialisierten digitalen Steuerberatung, die auf lexoffice ausgerichtet ist, muss keine Belastung sein. Im Gegenteil: Er ist ein klar strukturierter Prozess, der maximalen Wert auf Transparenz, GoBD-Konformität und Effizienz legt. Der Lexoffice Steuerberaterwechsel ermöglicht es, Bürokratie zu minimieren, die Datenmigration über die robuste DATEV-Schnittstelle sicherzustellen und dank des direkten Zugangs eine Grundlage für proaktive, zeitnahe Beratung zu schaffen.
Wir stellen Ihnen alle notwendigen Hilfsmittel wie Broschüren und Checklisten zur Verfügung, um Ihren LexwareOffice Mandantenstart so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Starten Sie jetzt in die Zukunft der digitalen Buchhaltung. Vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Erstgespräch mit unseren lexoffice-Spezialisten, um Ihren individuellen Onboarding-Prozess zu planen.